一、目的
為了提高學校的采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足學校對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。
二、適用范圍
適用于本校所有采購的物料及耗材品。
三、基本原則
采購是一項重要、嚴肅的工作，各級管理人員和采購經(jīng)辦人必須高度重視。采購必須堅持“秉公辦事、維護學校利益”的原則，并綜合考慮“質(zhì)量、價格”的競爭，擇優(yōu)選取。
四、工作程序
（一）采購基本事項
1.日常采購（包括但不限于日常辦公用品及其它消耗用品）采用現(xiàn)需現(xiàn)購的原則，一般由后勤處人員負責采購，經(jīng)批準也可由需方直接采購。
2.非日常用品采購（包括但不限于較大型辦公器材及物料）應盡量采用月結(jié)方式為付款條件與供貨商洽談。
3.對價值超過200元以上的辦公用品及500元以上的配件、設備、儀器、勞務等需要，由申請人寫出比價申請報告，經(jīng)校校領導審批后實施。采購人員在采購前須將采購計劃或申請，交財務部進行比價；在提交采購或申請的同時，采購人員應對新采購物品提供至少3家以上的供貨商報價和聯(lián)系資料，由財務部對提供的供應商（但不限于）進行詢價或?qū)嵉卣{(diào)查。
4.采購應索要普通發(fā)票，金額小的需經(jīng)過財務同意索要收據(jù)，網(wǎng)絡采購應保留聊天記錄及付款證明。
（二）采購申請
1.采購之前，申請人依照所購物件的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項填寫“物資申購單”，經(jīng)審批后每周四下班前交后勤處。
2.緊急采購時，由采購部門在“物資申購單”上注明“緊急采購”字樣，以便及時處理。特殊情況由申請人向?qū)徍巳?、審批人說明情況，可以先采購再補“物資申購單”。
3.若撤銷采購，應及時通知后勤處采購人員，以免造成不必要的損失。
（三）采購流程
1.申請人需將審核人（部門負責人）、審批人（校領導）簽字同意的“物資申購單”交于后勤處，由采購經(jīng)辦人在“物資申購單”內(nèi)填寫物品的估算價格、總數(shù)量、總金額。
2.各采購經(jīng)辦人在采購之前必須把“物資申購單”交財務部進行審核，報董事長同意后，方能進行采購。
3.物資申購單必須寫上學校統(tǒng)一規(guī)定的單號報董事長同意后復印一份交于財務。
（四）采購經(jīng)辦人職責
1.建立供應商資料與價格記錄。
2.做好常采購物品市場行情的經(jīng)常性調(diào)查。
3.詢價、比價、議價及定購作業(yè)。
4.所購物品的品質(zhì)、數(shù)量異常的處理及交期進度的控制。
5.做好平時的采購記錄及對賬工作。
（五）采購方式
1.集中計劃采購：凡屬于日常辦公用品盡量集中計劃采購。各部門每周四做好下周采購計劃進行審批，每周四下班前交于后勤處，周五至下周一為采購時間。
2.長期報價采購：凡常用物資采購需選定供應商議定長期供貨價格，可簽訂采購合同。
3.每年第一個月重新審定上年度供應商，與供應商洽談需要兩人以上進行，并對供應商評審，且作出相關評審記錄。
（六）采購實施
1.“物資申購單”批準簽字且到財務備案后，辦理借支采購金額或通知財務辦匯款手續(xù)。
2.采購人員按核準的“采購定單或物資申購單”向供應商下單并以電話或其它聯(lián)系方式確定交貨日期或到市場采購。
3.物資采購必須由資產(chǎn)管理員或使用部門驗收合格簽字后，才能辦理入庫手續(xù)，由采購人員附一份入庫單至發(fā)票后面交于財務部。
（七）采購付款方式
1.物資采購無論金額多少，一律由經(jīng)辦人簽字，財務經(jīng)理審核，董事長審批后方可報銷。
2.物資采購付款必須見供應商提供送貨單及資產(chǎn)管理員開出的入庫單、物資申購單、采購合同、收款收據(jù)等單據(jù)方可結(jié)款。
（八）采購經(jīng)辦人行為規(guī)范
1.采購人員應本著質(zhì)優(yōu)價廉的基本原則，經(jīng)過多方詢價、議價、比價后填寫“物資申購單”的金額。
2.采購經(jīng)辦人應盡職盡責，不能接受供應商任何形式的饋贈、回扣或賄賂；若因嚴重失職或違反原則作出不適當行為者，給予辭退，情節(jié)嚴重者提交公安機關處理。
五、附則
各部門需要采購時，凡是沒有按上述審批手續(xù)審批和流程采購的，財務部將拒絕付款。
六、本制度經(jīng)校委會討論確定后公布實施。
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